Caso de éxito
Salud
Cómo Field Case Managers reduce el trabajo administrativo y la fricción en facturación
$594,000
ahorro acumulado en costos operativos en 18 meses
264
horas ahorradas al año
Tamaño de la empresa
30+
Industria
Salud
Cuando necesitábamos cambios, no estábamos abriendo tickets y esperando semanas. Podíamos revisar todo en un dashboard, confirmarlo y seguir. El ahorro de tiempo se notó rápido, y la facturación pasó de una carrera de fin de mes a una revisión simple.
El problema
Field Case Managers es una empresa de gestión de casos de enfermería en compensación laboral con más de 30 enfermeras a nivel nacional. Sus enfermeras pasan el día coordinando visitas entre trabajadores lesionados, médicos y aseguradoras, pero el trabajo no terminaba cuando se acababa la cita.
Después de cada cita, las enfermeras quedaban atrapadas con horas de entrada de datos repetitiva, lejos del trabajo con pacientes. La revisión de facturación era desordenada e inconsistente, y convertir el cierre de mes en una carrera en vez de una revisión rápida. Encima, no tenían un sistema confiable de confirmación de citas, lo que generaba ausencias evitables y confusión en la agenda.
El bloqueo más grande: su CRM legado no estaba pensado para automatización moderna ni integraciones de IA, así que cada mejora tenía que rodear herramientas rígidas y flujos desconectados.
La solución
OTR Digital construyó un dashboard central + un pipeline de automatización que trabaja con el CRM actual de Field Case Managers, en vez de intentar reemplazarlo.
La información que entra (sobre todo actualizaciones por correo) se escanea y estructura de forma automática y se envía a un solo dashboard donde el equipo revisa y confirma los detalles antes de empujarlos al CRM. Ese paso de verificación mantiene el sistema confiable y, a la vez, quita la mayor parte de la entrada manual.
Desde ahí, el flujo ataca los puntos de dolor operativos:
- Confirmaciones de cita automatizadas por texto y correo para reducir ausencias y confusión de último minuto.
- Una base de conocimiento de ubicaciones apoya la automatización de millaje, para que el viaje se registre de forma consistente sin trabajo extra para las enfermeras.
- Tiempo de espera y gastos se capturan de forma estandarizada, y la revisión de facturación queda más limpia y rápida.
El resultado es un flujo que se siente moderno al frente, e igual se integra limpio con un CRM legado por detrás.
Preguntas
Preguntas frecuentes
Respuestas cortas a lo que la gente pregunta primero.
¿Qué es la automatización de CRM?
Es software que mueve datos a su CRM para que la gente no los retrate. Field Case Managers tenía un CRM legado que no aceptaba IA moderna. OTR puso un tablero encima: el correo se estructura, una persona lo confirma y luego se sincroniza. Las enfermeras recuperaron 264 horas al año. El CRM se quedó.
¿Qué es el software de case management?
Es software que rastrea visitas, notas y facturación para equipos que coordinan cuidado. Field Case Managers ya tenía un CRM para ese trabajo. OTR no lo reemplazó. Construimos intake, confirmación, millaje y revisión de billing alrededor, con una persona en el último paso. El costo operativo bajó 594.000 dólares en 18 meses.
¿Cómo usar IA para optimizar su CRM?
Quédese con el CRM. Automatice el copy-paste alrededor. OTR lee el correo de entrada, estructura los campos y los deja en un tablero de revisión antes de empujar nada. Field Case Managers usó ese patrón sobre un sistema legado rígido. Luego vinieron textos de cita, millaje y captura de billing. El equipo sigue confirmando antes de escribir el registro.
¿Puede la IA hacer data entry?
Sí, cuando la fuente está desordenada y el destino está estructurado. OTR lee correos y documentos, arma los campos y espera a una persona antes de escribir en el CRM. Field Case Managers usó eso para recortar horas de captura posterior a la visita. La IA hace el primer paso. Una persona sigue firmando. El sistema legado se queda.
¿Cómo automatizar la entrada manual de datos?
Empiece donde ya aterrizan las notas, casi siempre el correo. Extraiga los campos, muéstrelos en una cola y escriba al sistema después de que una persona confirme. Esa es la construcción de Field Case Managers. Las enfermeras dejaron de retratar después de cada visita. La revisión de billing pasó a ser un chequeo. Volvieron 264 horas al año.
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