Caso de sucesso
Saúde
Como a Field Case Managers corta trabalho administrativo e atrito no faturamento
$594,000
economia acumulada de custo operacional em 18 meses
264
horas economizadas por ano
Porte da empresa
30+
Setor
Saúde
Quando precisávamos de mudanças, não abríamos chamados e esperávamos semanas. Dava para revisar tudo num painel, confirmar e seguir. A economia de tempo ficou óbvia rápido, e o faturamento deixou de ser uma correria mensal para virar uma checagem simples.
O problema
A Field Case Managers é uma empresa de gestão de casos de enfermagem em acidentes de trabalho, com mais de 30 enfermeiros em todo o país. Os enfermeiros passam o dia coordenando consultas entre trabalhadores lesionados, médicos e seguradoras, mas o trabalho não acabava quando a visita terminava.
Depois de cada consulta, os enfermeiros ficavam presos em horas de digitação repetitiva, longe do trabalho com o paciente. A revisão do faturamento era bagunçada e inconsistente, e o fechamento do mês virava uma correria em vez de uma checagem rápida. Além disso, não havia um sistema confiável de confirmação de consulta, o que gerava faltas evitáveis e confusão na agenda.
O maior bloqueio: o CRM legado não foi feito para automação moderna nem para integrações de IA, então cada melhoria tinha que contornar ferramentas rígidas e fluxos desconectados.
A solução
A OTR Digital construiu um painel centralizado e um fluxo de automação que funciona com o CRM que a Field Case Managers já tinha, em vez de tentar substituí-lo.
A informação que chega (especialmente atualizações por e-mail) é lida e estruturada automaticamente, e então vai para um único painel onde a equipe revisa e confirma os dados antes de qualquer coisa entrar no CRM. Esse passo de verificação mantém o sistema confiável e ainda tira a maior parte da digitação manual.
Dali, o fluxo cobre os pontos que doíam na operação:
- Confirmações automáticas de consulta saem por mensagem e e-mail para reduzir faltas e confusão de última hora.
- Uma base de conhecimento de locais sustenta a automação de quilometragem, para o deslocamento ser registrado de forma consistente sem trabalho extra dos enfermeiros.
- Tempo de espera e despesas são capturados de um jeito padronizado, o que deixa a revisão do faturamento mais limpa e mais rápida.
O resultado é um fluxo que parece moderno na frente e ainda se integra com um CRM legado por trás.
Perguntas
Perguntas frequentes
Respostas curtas para o que as pessoas perguntam primeiro.
O que é automação de CRM?
É software que move dados para o seu CRM para as pessoas não redigitarem. A Field Case Managers tinha um CRM legado que não aceitava IA moderna. A OTR colocou um painel por cima: o e-mail é estruturado, uma pessoa confirma e depois sincroniza. As enfermeiras recuperaram 264 horas por ano. O CRM ficou.
O que é software de case management?
É software que acompanha visitas, notas e faturamento para equipes que coordenam cuidado. A Field Case Managers já tinha um CRM para esse trabalho. A OTR não substituiu. Construímos intake, confirmação, quilometragem e revisão de billing em volta, com uma pessoa no último passo. O custo operacional caiu 594 mil dólares em 18 meses.
Como usar IA para otimizar o seu CRM?
Fique com o CRM. Automatize o copy-paste em volta. A OTR lê o e-mail de entrada, estrutura os campos e estaciona num painel de revisão antes de empurrar qualquer coisa. A Field Case Managers usou esse padrão num sistema legado rígido. Depois vieram mensagens de consulta, quilometragem e captura de billing. A equipe ainda confirma antes de gravar o registro.
A IA consegue fazer digitação de dados?
Sim, quando a fonte é bagunçada e o destino é estruturado. A OTR lê e-mails e documentos, monta os campos e espera uma pessoa antes de escrever no CRM. A Field Case Managers usou isso para cortar horas de digitação depois da visita. A IA faz a primeira passagem. Uma pessoa ainda assina. O sistema legado fica.
Como automatizar a digitação manual?
Comece onde as notas já caem, em geral o e-mail. Extraia os campos, mostre numa fila e grave no sistema depois que uma pessoa confirma. Essa é a construção da Field Case Managers. As enfermeiras pararam de redigitar depois de cada visita. A revisão de billing virou uma checagem. Voltaram 264 horas por ano.
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